“La forma de trabajar a cambiado, pero la mayoría de las oficinas siguen igual”. Con esta frase la empresa Herman Miller nos introduce en su concepto de nuevos diseño de oficinas que buscan mejorar el ambiente de trabajo. Es curioso que sea esta empresa la que ahora proponga cambios en la forma de los espacios de trabajo, ya que es a ella a la que se atribuye en 1968 la invención del cubículo de oficina tan odiado por tantos trabajadores, pero los tiempos han cambiado y tal y como he titulado el post se trata de adaptarse o morir.

En la actualidad la oficina es mucho más que un simple espacio donde cumplir con las obligaciones diarias, el diseño debe permitir desarrollar todas las tareas que sean necesarias y lograr que los empleados quieran ir a trabajar y se sientan parte de la empresa. Además debe contribuir a la construcción de una buena imagen global de la empresa.

Este concepto de nuevo diseño de oficinas no es nuevo en el mundo anglosajón, quizá el gran público lo ha empezado a ver ahora con las grandes empresas de internet, como Google, Facebook o como más recientemente podemos ver en la serie de la HBO “Sillicon Valley”.

Sin embargo este concepto empezó muchos años atrás. En 1936 la compañía Johnson pidió a Frank Lloyd Wright que a la hora de realizar su proyecto interpretase la idea del sueño americano, donde el trabajador está contento en su puesto, se siente realizado profesional y personalmente, la gente se relaciona la una con la otra, se sienten iguales, unidos, como una gran familia. Parece que Wright consiguió su propósito ya que años después el propio Hib Johnson admitió que gracias a la nueva organización de las oficinas y al ambiente que se había logrado crear el rendimiento de su empresa había mejorado hasta un 25%.

Hasta ahora en España no había muchos ejemplos que implementara estos conceptos, sim embargo los tiempos y la tan denostada crisis empiezan a obligar a cambiar la forma de concebir el lugar de trabajo por parte del empresario.

¿Porque se genera este cambio en las dinámicas de trabajo tradicionales donde se cambian de las oficinas enfocadas solo al negocio y se orientan más al empleado?

 El concepto actual ha cambiado, hemos pasado de preguntarnos “¿cuántos trabajadores puedo tener por m²?” para maximizar la producción a “¿cómo mejoro la experiencia laboral?” Para optimizar el rendimiento. Se cambia cantidad por calidad, por motivación, este cambio no es por un buenismo bienintencionado para hacer más feliz a la gente, sino por el convencimiento de la obtención de una mayor productividad, al fin y al cabo el objetivo de toda empresa es maximizar los beneficios.

En Estados Unidos el 60 % de las empresas han cambiado los cubículos o las oficinas compartimentadas por oficinas de planta abierta. En España según un reciente informe elaborado por la consultora inmobiliaria Aguirre Newman, denominado “Innovation & Workplace: yesterday, today and tomorrow”, el diseño adecuado de los espacios de trabajo, unido a una óptima gestión y mantenimiento de los mismos puede aumentar hasta en un 20% la productividad de las compañías.

Me gustaría centrar el punto de atención no solo en la cifra de aumento de productividad de la anterior frase, sino en lo que he puesto en negrita, ya que maneja dos conceptos importantes: el primero el diseño “per se” de la oficina, pero el segundo “óptima gestión y mantenimiento” del espacio de trabajo es tan importante como el primero. Hablaré de los dos en este post.

Según el primer apartado de la frase anterior el foco del problema de diseño de oficinas se desplaza de esta forma del espacio construido limitado por cajas, cubículos… a la construcción de una experiencia.

Se trata de un proceso de valorización del espacio de las oficinas, ya que en este proceso potencia la capacidad de mejorar el estado de ánimo de los trabajadores, potenciando a su vez la calidad de su trabajo. Se valora a la persona por los objetivos conseguidos, no por el tiempo que permanece en la oficina.

¿Cómo se han adaptado es diseño de oficina a este cambio de paradigma? ¿Cómo puedo adaptar mi empresa, mi oficina a esta nueva forma de trabajar?

Todos estos conceptos nos llevan a espacios de trabajo abiertos, colaborativos, sin despachos predeterminados, donde el empleado elija cada día el lugar donde quiere trabajar. De esta forma se puede optimizar el trabajo ya que hay empleados que solo usan su despacho un 10 % del tiempo, por lo que es un desperdicio que lo tenga a su disposición todo el día.

Al empezar este tipo de proyectos primero hay que analizar la forma de trabajo de la empresa, no todas pueden funcionar simplemente con todos los espacios abiertos, por ejemplo un gabinete de psicología, necesita tener zonas de intimidad donde los pacientes puedan sentirse tranquilos y con confianza, sin embargo hay tareas dentro de ese mismo gabinete que si permiten trabajar en espacios abiertos incluso algunas de esas tareas como puede ser la formación invitan a crear espacios modulables e intercambiables con otras tareas.

Es, por lo tanto, imprescindible hablar con la empresa, analizar a que actividad se dedican, como trabajan actualmente, etc. y en función de esos parámetros adaptar el diseño para ajustarlo a sus necesidades.

En las tendencias actuales lo que más utilizan es el concepto de espacios abiertos, la intención que es que haya más comunicación entre empleados. Sin embargo utilizar solo estos espacios dejan cojos determinados trabajos y necesidades de la empresa. Hay que combinarlos con despachos que puedan ser utilizados por los empleados indistintamente. Los empleados no tendrán una zona asignada, ni fija en la oficina, sino que, cada empleado, buscará el espacio que mejor se adapte al trabajo que deberá realizar en cada momento.

Aparecen por lo tanto múltiples espacios de trabajo:

1.- Espacios abiertos donde se encuentran los puntos de trabajo individuales

2.- Espacios compactos que se encuentran próximos a los puntos de trabajo individuales o áreas comunes, que permite a las personas reunirse y conectarse con los demás durante un periodo de tiempo breve

3.- Espacios de trabajo que generalmente pertenece a un equipo asignado a un proyecto específico, a largo plazo

4.- Espacios de reunión diseñados para el intercambio de información, tratándose de un orador o de un grupo de compañeros hablando y escuchándose entre sí.

Ha todos estos espacios hay que añadirles, en función del tamaño de la empresa, zonas de esparcimiento, o incluso zonas donde desconectar del resto de compañero y seguir trabajando.

El cambio debe abarcar la empresa de forma global, no tiene que quedarse en un mero «cambio cosmético de adecentar una zona común donde los trabajadores puedan relacionarse durante 15 minutos para luego volver a la triste realidad de la zona de trabajo» .

Por último quería comentar el segundo apartado de la frase que al principio subraye en negrita “óptima gestión y mantenimiento” para que todo esto funcione son imprescindibles dos claves:

• La primera es la tecnología, sin wifi e internet es imposible trabajar hoy en día. Cada vez más vamos hacia unas oficinas sin papeles y donde la movilidad del empleado es imprescindible por lo que todo esto deberá ir acompañado de una tecnología que hoy día ya nos es común a todos.

• La segunda es la necesidad de orden y limpieza por parte de los trabajadores, si van a tener libertad de movimiento por toda la oficina, deberán dejarlo todo ordenado en cuanto acaben su trabajo para que otro compañero pueda utilizar ese mismo espacio. Este orden y limpieza fomenta que los empleados puedan concentrarse más en su tareas, ser más productivos y sentirse mejor acerca de su desempeño.

Hay muchos más elementos de los que he puesto en el post, como la relación entre el interior y exterior, la iluminación natural, etc. que iremos discutiendo en sucesivos post.

Muchas empresas han aprovechado sus cambios de sede para implementar estas nuevas formas de trabajo, los primeros pasos se están dando, ¿va a dar tu empresa el siguiente?, como arquitectos tenemos las herramientas para ayudarte